Archivage de serveurs de fichiers :
sécuriser vos données et garantir la conformité avec AvenDATA
Des systèmes de fichiers classiques sur des lecteurs réseau et des structures de dossiers mixtes aux référentiels de documents organisés individuellement, nous archivons les données non structurées provenant de systèmes de fichiers hérités de tous types et de tous les secteurs, des rapports aux documents financiers.
Le défi
Les fichiers historiques des anciens systèmes de fichiers sont importants, mais leur accès devient de plus en plus difficile.
Lors des migrations informatiques, des arrêts de serveurs ou du démantèlement de structures de répertoires obsolètes, les entreprises sont régulièrement confrontées à une tâche critique.
Les systèmes de fichiers, généralement des hiérarchies de dossiers constituées au fil des ans et contenant des documents Excel, Word, PowerPoint ou PDF, renferment encore des informations pertinentes à des fins fiscales, juridiques ou métier.
Cependant, la maintenance de l’infrastructure associée est coûteuse, les formats de fichiers deviennent obsolètes, les licences logicielles expirent et la connaissance de la structure de stockage d’origine se perd.
L’accès aux fichiers importants devient difficile, voire impossible, alors qu’ils doivent rester disponibles, consultables et conformes aux exigences d’audit.
C’est précisément là qu’AvenDATA intervient, avec sa solution d’archivage pour systèmes de fichiers hérités.
Solution d'archivage éprouvée,
forte de plus de 17 ans d'expérience projet
L’archivage de systèmes de fichiers non structurés tels que les documents Excel, Word, PowerPoint et PDF a été continuellement testé, affiné et optimisé par AvenDATA pendant plus de 17 ans, dans le cadre de milliers de projets de mise hors service menés à l’échelle mondiale.
Grâce à notre approche structurée et éprouvée, nous avons pu répondre de manière fiable et transparente à toutes les demandes au fil des ans, qu’elles proviennent d’auditeurs, de services métier ou d’autorités judiciaires.
Notre logiciel propriétaire ViewBox s’est imposé comme une solution puissante pour la recherche et l’analyse conformes aux exigences d’audit.
Il est utilisé non seulement par de nombreuses entreprises de taille moyenne, mais aussi par plus de 50 % des sociétés cotées au DAX, ce qui démontre clairement sa stabilité, sa flexibilité et sa convivialité au plus haut niveau.
De l’Europe à l’Asie en passant par l’Amérique du Nord, ViewBox est utilisé partout dans le monde.
Gardez vos documents accessibles, faciles à rechercher et à filtrer
avec ViewBox
Nous transférons non seulement tous les fichiers de votre ancien système de fichiers, mais nous veillons aussi à ce que vous puissiez continuer à les rechercher, à les consulter et à les utiliser à long terme.
Cela comprend, entre autres :
- La reproduction des structures de dossiers centrales et des classifications de documents
- Le transfert et la cartographie des logiques de dossiers individuelles ou des conventions de nommage de fichiers personnalisées
- L’archivage sécurisé de tous les documents pertinents tels que factures, présentations, instructions de travail, rapports ou contrats
- La mise en œuvre de fonctions de filtrage et de recherche spécifiques pour trouver rapidement le contenu, indépendamment de l’emplacement de stockage d’origine
- La signature numérique de tous les documents afin de garantir leur immuabilité, pour une sécurité juridique maximale lors d’audits, de contrôles internes ou de procédures judiciaires
Avant de démarrer un projet, nous définissons ensemble les fichiers et les structures qui doivent rester accessibles, que ce soit à des fins fiscales, de preuve juridique ou de référence interne.
Grâce à plus de 17 ans d’expérience acquise dans le cadre d’innombrables projets d’archivage, nous savons comment préserver vos données afin qu’elles continuent à vous apporter de la valeur.
Dans ViewBox, vos fichiers restent consultables, analysables et prêts à l’emploi, même des années après la fermeture du système d’origine.
Pour les audits, les examens internes ou les exigences légales, vous bénéficiez d’un accès complet à votre contenu : sécurisé, structuré et toujours disponible.
Exécution rapide du projet
et avantages économiques majeurs,
même pour les systèmes de
fichiers volumineux
L’archivage d’anciens systèmes de fichiers prend généralement de un à trois mois, selon le volume des données, la complexité structurelle et la diversité des formats.
Grâce à notre méthodologie clairement définie et standardisée, nous archivons de manière efficace, sécurisée et transparente, même les collections de fichiers volumineuses et historiques.
Nous avons mené à bien des projets impliquant des centaines de millions de fichiers et plusieurs téraoctets de documents, tous transférés dans notre solution d’archivage ViewBox, y compris le stockage structuré, la migration des métadonnées et la documentation complète.
Grâce à notre méthode de projet éprouvée, nos clients réalisent des économies importantes en peu de temps, notamment sur les coûts de stockage, les efforts de sauvegarde, la maintenance des structures de répertoires obsolètes, les licences logicielles pour les formats hérités et le soutien informatique interne.
La valeur économique ne se reflète pas seulement dans la réduction des coûts, mais aussi dans la conformité juridique et la disponibilité permanente des contenus métier essentiels.
Dans la grande majorité de nos projets, le retour sur investissement est atteint en moins d’un an, grâce à des économies mesurables sur les licences, l’infrastructure et les ressources internes.
Analyse du
système de fichiers
La première étape de l’archivage d’un ancien système de fichiers consiste en une analyse détaillée de votre environnement de fichiers existant. Cette analyse sert de base à une évaluation précise de la durée du projet et des coûts prévus liés à l’archivage de votre système de fichiers hérité.
Nous examinons à la fois les aspects techniques et organisationnels, notamment :
- Les options d’accès et d’autorisation pour le système de fichiers existant (par exemple, les lecteurs réseau ou les serveurs de fichiers)
- Le type, la structure et l’étendue des fichiers disponibles (par exemple, Excel, Word, PowerPoint ou PDF)
- La pertinence de certains dossiers et groupes de documents (par exemple, rapports de projet, documentation contractuelle ou états financiers annuels)
- Les caractéristiques individuelles telles que les conventions de nommage de fichiers personnalisées, les logiques de stockage spéciales ou les métadonnées supplémentaires
- Les options techniques pour le transfert des données, par exemple au moyen d’un disque SSD fourni, d’un support physique ou d’une connexion SFTP sécurisée
Nous résumons les résultats dans une offre ferme à prix fixe, vous assurant une sécurité maximale en matière de planification et de prise de décision.
Projet d'archivage
du système de fichiers
Une fois l’analyse terminée, le projet proprement dit démarre de façon structurée et efficace, selon des étapes clairement définies.
Dans le cadre d’une réunion de lancement commune, nous clarifions toutes les exigences organisationnelles et techniques avec votre équipe. À partir de ce moment, nous prenons en charge la plupart des tâches pour vous, notamment :
- La configuration de l’accès au système de fichiers (par exemple, au moyen d’un réseau privé virtuel [RPV], d’une exportation sécurisée des données ou de la mise à disposition de disques durs)
- L’exportation et le transfert des dossiers et du contenu des fichiers concernés
- La reproduction structurée de la logique d’origine des fichiers dans le logiciel d’archivage ViewBox
- La documentation de toutes les étapes afin de garantir la conformité aux audits et la traçabilité
- La signature numérique des documents afin de garantir la preuve d’immuabilité
Nos chefs de projet expérimentés vous accompagnent tout au long du processus et veillent à ce que le déroulement des travaux soit fluide, avec un minimum de ressources de votre part.
À la fin du projet, nous menons ensemble des phases de test et d’acceptation structurées, afin de nous assurer que tous les contenus ont été archivés de manière complète, exacte et transparente, et qu’ils restent entièrement consultables.
Résultat de l'archivage
du système de fichiers
Une fois le projet terminé, toutes les structures de dossiers, ainsi que l’ensemble des fichiers et groupes de documents pertinents de votre ancien système de fichiers, sont transférés dans notre solution logicielle propriétaire ViewBox.
ViewBox est un système de recherche en ligne qui vous offre, à vous ainsi qu’aux parties autorisées, un accès rapide, sécurisé et traçable au contenu archivé, même des années après la mise hors service du système de fichiers d’origine.
Autre avantage : nous reconstituons les structures de stockage centrales et les informations liées, afin que les évaluations métier, fiscales ou juridiques restent possibles sans qu’il soit nécessaire d’accéder au lecteur réseau ou au système de fichiers d’origine.
Une fois ViewBox mis en œuvre et accepté, le système de fichiers d’origine peut être entièrement mis hors service.
À la fin du projet, vous recevez une documentation complète du projet, ou documentation procédurale, qui consigne de manière transparente chaque étape, en particulier en ce qui concerne :
- Le type de transfert et de migration des données
- La structure et la catégorisation du contenu archivé
- Les phases de test et d’acceptation effectuées
De plus, nous documentons chaque étape du processus d’archivage conformément aux exigences d’audit dans notre système de suivi des tickets Jira, de l’exportation des données et de l’intégration du système jusqu’à l’acceptation finale et, le cas échéant, à la suppression ultérieure du système source. Ainsi, des tiers ou des auditeurs externes peuvent à tout moment retracer entièrement la manière dont l’archivage a été effectué.
ViewBox Enterprise!
Utilisez de façon sécuritaire et rapide les données archivées de vos systèmes existants!
Avec ViewBox Enterprise, AvenDATA offre une plateforme performante pour un accès sécuritaire aux données provenant de systèmes ERP mis hors service et de systèmes existants. La solution allie des fonctions modernes de recherche et d’analyse à des performances élevées, à des mécanismes de sécurité complets et à des fonctionnalités intelligentes, entièrement développées à l’aide de l’intelligence artificielle.
ViewBox Enterprise fait en sorte que vos données archivées :
- demeurent compréhensibles et utilisables même de nombreuses années après la mise hors service du système
- puissent être parcourues, filtrées et analysées de façon rapide et ciblée
- soient disponibles de manière inaltérable et traçable pour les vérifications internes et externes
- soient protégées contre tout accès non autorisé grâce à des autorisations basées sur les rôles
- puissent être analysées plus efficacement grâce à des fonctionnalités intelligentes
- demeurent accessibles indépendamment de l’application d’origine
Une caractéristique particulière est, par exemple, la suppression des données automatisée et fondée sur des règles. En fonction des délais de conservation prévus par la loi, par les contrats ou par les politiques internes de l’entreprise, les données peuvent être supprimées de façon contrôlée, traçable et documentée une fois le délai correspondant expiré. ViewBox Enterprise accompagne ainsi les entreprises dans la mise en œuvre de leurs exigences en matière de protection des données et de conformité.
Les données historiques de l’entreprise demeurent ainsi disponibles sur le long terme!
Prêt pour la
prochaine étape ?
Au cours d’une séance d’une heure avec nos experts, nous analysons vos systèmes de fichiers, qu’il s’agisse d’anciennes structures de dossiers, de répertoires de projets ou de référentiels de documents non structurés.
Nous vous montrons en direct comment mettre hors service votre système de fichiers de manière efficace, tout en conservant un accès à long terme à tous les contenus, notamment :
- Un examen structuré de l’organisation des données, du transfert des données et de la classification des documents
- Une démonstration en direct de notre solution ViewBox
- Une explication de la façon dont nous cartographions les filtres, les métadonnées et les relations entre les documents
- Une estimation fiable de l’effort requis, de la durée du projet et des coûts
Transparence dès le départ :
Nos propositions de projet reposent sur des prix fixes clairement définis, garantis sans renégociation. Et la qualité, la fiabilité et le bon rapport qualité-prix sont au cœur de tout ce que nous faisons.
Réservez dès maintenant votre séance d’expert gratuite et personnalisée.
Réponses rapides à vos questions,
de façon personnelle et sans engagement, concernant l'archivage des serveurs de fichiers et des lecteurs réseau.
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Nous vous contacterons sous peu.
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