La migration technologique exige un archivage : nous prenons en charge vos systèmes de tickets hérités
Avec AvenDATA, préservez vos processus de service et assurez leur traçabilité.
Le défi
des anciens systèmes de tickets
De nombreuses entreprises font face au défi de la mise hors service de systèmes de tickets obsolètes ou remplacés, tels que Jira, SAP Solution Manager, OTRS ou ServiceNow. Cela survient généralement dans le cadre de migrations vers l’infonuagique, de consolidations logicielles ou de restructurations ITSM. On ne peut pas simplement fermer ces systèmes, car les tickets de service, les demandes de modification, les journaux d’incidents et les flux d’approbation sont soumis à des exigences de documentation, tant à l’interne qu’auprès de parties externes.
Les défis typiques liés aux systèmes de tickets hérités sont les suivants :
- Coûts d’exploitation élevés : la maintenance, l’infrastructure et les frais de licence représentent une part importante du budget, de façon continue.
- Contraintes techniques liées à l’héritage : les systèmes obsolètes créent des risques de sécurité et compliquent les mises à jour.
- Besoins en ressources : les équipes informatiques et de soutien doivent continuer d’assurer la maintenance et l’accès.
- Exigences d’audit : les tickets peuvent contenir des renseignements pertinents pour les audits ou les contrôles de conformité.
La solution AvenDATA : grâce à notre solution d’archivage en ligne ViewBox, nous transférons vos données de tickets depuis des systèmes tels que Jira, SAP Solution Manager, OTRS, BMC Remedy ou Freshservice vers une archive sécurisée. Vos données héritées demeurent entièrement accessibles, conformes aux exigences d’audit et indépendantes de la plateforme de tickets d’origine.
Une solution d'archivage éprouvée,
forte de plus de 17 ans d'expérience avec les systèmes de tickets et les plateformes ITSM
Chez AvenDATA, l’archivage des systèmes de tickets hérités a été développé et perfectionné en continu au fil des ans, puis éprouvé avec succès dans de nombreux projets clients partout dans le monde. Notre approche structurée a fait ses preuves dans un large éventail de contextes, de la préparation des audits informatiques à la documentation conforme aux exigences légales des processus de service antérieurs.
Au cœur de cette approche se trouve notre solution logicielle ViewBox, une puissante plateforme de recherche pour les données archivées provenant de systèmes mis hors service tels que Jira Service Management, SAP Solution Manager, OTRS, ServiceNow ou BMC Remedy.
ViewBox permet un accès rapide et conforme aux exigences d’audit, autant pour les services internes (informatique, conformité, service juridique) que pour les vérificateurs externes.
De nombreuses entreprises actives à l’échelle internationale, dont 50 % des sociétés cotées au DAX, font confiance à notre solution. Aujourd’hui, ViewBox est utilisé efficacement en Europe, en Amérique du Nord et en Asie. Stable, sécurisé et suffisamment souple, il s’adapte aux organisations de toutes tailles.
Vos tickets archivés sont sécurisés et traçables
dans ViewBox
Même après la mise hors service de votre système de tickets, par exemple Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow ou BMC Remedy, vos données de tickets demeurent entièrement conservées. Nous transférons toutes les entrées pertinentes issues des processus d’incident, de problème, de changement ou de demande de service, nous les archivons conformément aux exigences d’audit et, au besoin, nous y apposons une signature numérique à des fins de vérification.
Nos services en bref :
- Archivage de toutes les données pertinentes des tickets, y compris l’historique des statuts, les horodatages et les pièces jointes.
- Stockage conforme aux exigences d’audit, avec signature numérique en option.
- En option : création de rapports et d’analyses fondés sur les tickets archivés.
Avant même le début du projet, nous établissons avec vous les domaines de données à transférer, par exemple les types de tickets, l’historique des statuts, les journaux de flux de travail ou les fichiers associés, et déterminons si des analyses particulières sont requises (audits, analyses internes ou fins juridiques).
Dans ViewBox, ces tickets restent disponibles pendant des années : consultables, traçables et entièrement documentés.
Au besoin, des rapports individuels peuvent être générés à tout moment, par exemple pour des demandes de protection des données, des preuves de conformité ou des documents contractuels.
Qu’il s’agisse d’audits, d’enquêtes internes ou d’exigences légales, ViewBox garantit que vos tickets historiques demeurent structurés, sécurisés et accessibles, indépendamment du système d’origine.
Une exécution de projet rapide et un rendement mesurable,
même pour les systèmes
de tickets complexes
La mise hors service des systèmes de tickets hérités tels que Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow ou BMC Remedy ne prend généralement que trois à six mois, selon la structure des données, les interfaces et le volume de données. Grâce à notre approche standardisée, nous archivons même les volumes de données importants de façon efficace, transparente et en pleine conformité.
Nous avons déjà mené à bien des projets portant sur plusieurs millions de tickets, y compris le transfert structuré des données, l’historique complet des statuts, les pièces jointes et la production facultative de rapports.
Réduction des coûts dès le premier jour : nos clients réalisent des économies notables peu après la clôture du projet, notamment sur les coûts de licence, l’exploitation du système, la maintenance et l’affectation des ressources informatiques.
Dans la plupart des cas, le rendement du capital investi (RCI) est atteint en moins d’un an, grâce à l’arrêt complet du système hérité et à l’allègement durable de l’environnement informatique.
Analyse du
système de tickets
La première étape de l’archivage d’un système de tickets consiste à analyser de façon structurée votre plateforme existante. Cela permet d’évaluer de manière fiable la durée du projet, le volume des données et l’effort d’archivage, que le système soit Jira, OTRS, SAP Solution Manager, ServiceNow ou toute autre solution ITSM.
Nous examinons à la fois les aspects techniques et fonctionnels, notamment :
- Les options d’accès au système ou à la base de données.
- La structure, la portée et le volume des tickets (incidents, changements et demandes).
- La pertinence et les exigences de conservation des informations qu’ils contiennent.
- Les historiques, les flux de travail, les pièces jointes et les dépendances d’interface.
Les résultats de cette analyse vous sont présentés dans une offre ferme à prix fixe, garantissant des services clairement définis et une durée de projet calculée de façon réaliste. Vous bénéficiez ainsi d’une sécurité maximale en matière de planification et de prise de décision, avant même le début du projet.
Projet d'archivage
du système de tickets
Après l’analyse du système, le projet d’archivage débute. Il est géré de manière professionnelle, documenté en toute transparence et conçu de façon à réduire au minimum la charge de travail de votre service informatique.
Lors d’une réunion de lancement conjointe, nous précisons toutes les exigences organisationnelles et techniques. À partir de ce moment, nous prenons en charge la majorité des tâches opérationnelles à votre place, notamment :
- La configuration de l’accès à la base de données ou à l’API.
- L’exportation et le transfert des données pertinentes des tickets, y compris les historiques, les commentaires et les pièces jointes.
- En option : la création d’analyses ou de rapports individuels fondés sur les tickets archivés.
- La documentation complète et conforme aux exigences d’audit de toutes les étapes du processus.
Nos chefs de projet chevronnés vous accompagnent tout au long du projet grâce à des canaux de communication clairs, des responsabilités bien définies et des besoins en ressources minimaux de votre part.
Le projet se termine par une phase de test et d’acceptation structurée, afin de garantir que tous les tickets ont été archivés de façon complète, exacte et traçable, en pleine conformité avec les exigences d’audit et pleinement accessibles.
Résultat de l'archivage
du système de tickets
Une fois le projet terminé, toutes les données pertinentes des tickets provenant de votre système mis hors service, par exemple Jira, OTRS, SAP Solution Manager ou ServiceNow, sont transférées de façon complète et systématique vers notre solution d’archivage ViewBox.
ViewBox est une plateforme de recherche en ligne qui permet aux utilisateurs autorisés d’accéder rapidement, en toute sécurité et en pleine conformité aux tickets de service archivés, à l’historique des statuts, aux communications et aux pièces jointes, même des années après la fermeture du système d’origine, et ce, en toute indépendance de la plateforme héritée.
Au besoin, des rapports individuels peuvent être générés à partir des tickets archivés, par exemple pour des analyses internes, des documents juridiques ou des demandes de protection des données, sans qu’il soit nécessaire d’accéder activement au système d’origine.
Après l’acceptation, le système hérité peut être entièrement mis hors service. À la clôture du projet, vous recevez une documentation complète sur le projet et le processus, qui consigne de façon transparente toutes les étapes, en particulier :
- Le type et la structure du transfert de données.
- Le volume et la source du contenu archivé.
- Les tests et les phases d’acceptation réalisés.
De plus, chaque étape du projet est documentée conformément aux exigences d’audit dans notre propre système de tickets Jira, depuis l’exportation initiale jusqu’à l’acceptation finale et, s’il y a lieu, la suppression du système source. La traçabilité de l’ensemble du processus est ainsi assurée en tout temps, y compris pour les vérificateurs externes.
ViewBox Enterprise!
Utilisez de façon sécuritaire et rapide les données archivées de vos systèmes existants!
Avec ViewBox Enterprise, AvenDATA offre une plateforme performante pour un accès sécuritaire aux données provenant de systèmes ERP mis hors service et de systèmes existants. La solution allie des fonctions modernes de recherche et d’analyse à des performances élevées, à des mécanismes de sécurité complets et à des fonctionnalités intelligentes, entièrement développées à l’aide de l’intelligence artificielle.
ViewBox Enterprise fait en sorte que vos données archivées :
- demeurent compréhensibles et utilisables même de nombreuses années après la mise hors service du système
- puissent être parcourues, filtrées et analysées de façon rapide et ciblée
- soient disponibles de manière inaltérable et traçable pour les vérifications internes et externes
- soient protégées contre tout accès non autorisé grâce à des autorisations basées sur les rôles
- puissent être analysées plus efficacement grâce à des fonctionnalités intelligentes
- demeurent accessibles indépendamment de l’application d’origine
Une caractéristique particulière est, par exemple, la suppression des données automatisée et fondée sur des règles. En fonction des délais de conservation prévus par la loi, par les contrats ou par les politiques internes de l’entreprise, les données peuvent être supprimées de façon contrôlée, traçable et documentée une fois le délai correspondant expiré. ViewBox Enterprise accompagne ainsi les entreprises dans la mise en œuvre de leurs exigences en matière de protection des données et de conformité.
Les données historiques de l’entreprise demeurent ainsi disponibles sur le long terme!
Prêt pour la
prochaine étape ?
Au cours d’une session gratuite d’environ 60 minutes avec un expert, nous analysons le système de tickets que vous souhaitez mettre hors service, par exemple Jira, SAP Solution Manager, OTRS ou ServiceNow. Nous vous montrons en direct comment archiver efficacement vos données de tickets et conserver les informations qu’elles contiennent de façon sécurisée, structurée et exploitable à long terme.
Au cours de cette session, vous obtenez :
- Un cadrage précis de la structure des données, des champs à transférer et du concept d’accès.
- Une démonstration en direct de notre solution d’archivage ViewBox.
- Un aperçu de la façon de créer des requêtes structurées, des recherches de tickets ou des rapports.
- Une estimation fiable de l’effort, de la durée et des coûts de votre projet d’archivage.
Transparence dès le départ : nos propositions de projet reposent sur des prix fixes clairement définis, sans renégociation. La qualité, la fiabilité et un rapport qualité-prix avantageux sont au cœur de tout ce que nous faisons.
Des réponses rapides à vos questions
Un accompagnement personnalisé et sans engagement au sujet de l'archivage des systèmes ITSM et de tickets.
Un accompagnement personnalisé et sans engagement au sujet de l'archivage des systèmes ITSM et de tickets.
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Nous vous contacterons sous peu.
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