Arrêtez les systèmes et gérez les données intelligemment
Maîtrisez la gestion du cycle de vie des données (DLM) avec AvenDATA
Qu’il s’agisse de systèmes ERP, CRM, de paie et RH ou DMS, ou encore de développements internes, nous archivons vos applications héritées sous une forme conforme, vérifiable et entièrement consultable. Notre approche s’adapte à tous les secteurs, à toutes les plateformes et à toute ancienneté de données.
Le défi
Une gestion professionnelle du cycle de vie des données (DLM) exige que les données soient non seulement générées, utilisées et analysées, mais également archivées ou supprimées de manière contrôlée et économiquement raisonnable à la fin de leur utilisation active.
Beaucoup d’organisations échouent précisément à cette dernière étape :
- Les données historiques restent dans des systèmes hérités qui doivent continuer à fonctionner pour des raisons de conformité
- Les systèmes continuent de générer des coûts même s’ils ne jouent plus aucun rôle opérationnel
- Les infrastructures informatiques vieillissent, les contrats de maintenance externes se poursuivent et les ressources internes restent mobilisées
- Les risques de sécurité augmentent à mesure que les environnements vieillissent et ne sont plus entretenus
- Il manque une vue d’ensemble du patrimoine de données, de sorte que les objectifs de la DLM, tels que l’efficacité, la transparence et la gouvernance, ne sont pas atteints
La conséquence : le cycle de vie des données ne s’achève pas; il reste bloqué dans des systèmes obsolètes, ce qui engendre des coûts et va à l’encontre d’une gestion moderne des données.
Solutions d’archivage globales
pour l’ensemble du cycle de vie des données
Déploiement international axé sur la DLM
L’archivage et l’utilisation à long terme des données des systèmes hérités sont des éléments centraux d’une stratégie DLM bien conçue. Depuis plus de 20 ans, AvenDATA aide les entreprises du monde entier à archiver en toute sécurité les données provenant d’applications obsolètes, à les conserver de manière conforme et à les rendre accessibles de façon structurée, quel que soit le système source.
Nos processus d’archivage ont été développés sur la base de plus d’un millier de projets couronnés de succès et sont continuellement perfectionnés. Nous avons intégré toutes les exigences pertinentes issues des vérifications fiscales, des enquêtes judiciaires et des contrôles internes, puis les avons traduites en une solution fiable et pratique.
Au cœur de cette solution se trouve notre logiciel ViewBox, un système de recherche convivial et conforme aux exigences de vérification, qui permet d’exploiter efficacement les données héritées. Que ce soit à des fins fiscales, juridiques ou analytiques, ViewBox offre un accès structuré tout au long du cycle de vie des données. Il n’est donc pas surprenant que plus de 50 % des entreprises de l’indice boursier allemand DAX l’utilisent aujourd’hui en production.
Des moyennes entreprises aux multinationales, de l’Europe à l’Amérique du Nord et à l’Asie, ViewBox peut être déployé dans le monde entier et répond aux normes les plus élevées en matière de sécurité des données, de transparence et de conformité DLM.
Conservez les données historiques. Rendez les rapports traçables
Gardez la maîtrise du cycle de vie de vos données
Nous ne nous contentons pas de migrer toutes les données de votre système hérité : nous veillons aussi à ce que vous puissiez analyser, rechercher et retracer ces données de manière structurée dans ViewBox. Dans la gestion professionnelle du cycle de vie des données (DLM), les évaluations et rapports archivés jouent un rôle central.
Cela comprend les éléments suivants :
- Reconstitution des analyses métier et des rapports standard pertinents
- Mise en œuvre de rapports personnalisés et spécifiques au client, y compris des évaluations internes
- Archivage de tous les documents connexes (par exemple, factures, commandes, journaux comptables) pour établir des rapports
Avant le début du projet, nous travaillons avec vous pour déterminer quels rapports seront nécessaires à long terme, que ce soit pour des raisons fiscales, des analyses internes ou des obligations légales de preuve. Vous bénéficiez de nos nombreuses années d’expérience dans l’archivage d’une grande variété de systèmes, de secteurs et de modèles de rapports.
Dans ViewBox, ces rapports restent compréhensibles, filtrables et entièrement disponibles même des années après la mise hors service du système, sans l’application d’origine ni licences supplémentaires.
Que ce soit pour des vérifications, des enquêtes internes ou des questions juridiques, vous disposez d’un accès continu à des évaluations structurées dans un cadre DLM bien conçu.
Exécution efficace des projets et avantages économiques mesurables
Mise en œuvre rapide, économies tangibles, rentabilité durable
L’archivage d’un système hérité prend généralement entre un et six mois, selon la complexité, la structure des données et l’étendue du périmètre. Grâce à notre approche standardisée et éprouvée, même les environnements de grande envergure peuvent être archivés de manière efficace, sécurisée et transparente.
Des projets comportant plusieurs téraoctets de données et des relations complexes ont déjà été migrés avec succès vers notre solution d’archivage, y compris des rapports, des analyses individuelles et une documentation complète.
Les clients bénéficient rapidement d’avantages mesurables, tels que :
- L’élimination des coûts de licence récurrents pour les applications et bases de données héritées
- Des économies sur la maintenance et l’hébergement d’infrastructures obsolètes
- Une réduction de la charge de travail interne grâce à des données centralisées, disponibles et conformes aux exigences de vérification
- Une amélioration de la conformité dans le cadre de stratégies modernes de gestion du cycle de vie des données
Dans la plupart des projets, l’investissement est amorti en moins d’un an grâce à un allègement notable de la charge de travail informatique, à un contrôle budgétaire clair et à l’intégration durable des données archivées dans une approche holistique de gestion du cycle de vie des données.
Analyse du système
la première étape vers un archivage réussi
Au début de chaque projet d’archivage, nous effectuons une analyse détaillée de votre système hérité. Cela nous permet d’évaluer de manière réaliste la durée du projet, le volume des données et les exigences techniques, et de vous remettre une soumission à prix ferme qui vous assure une planification entièrement prévisible.
Dans le cadre de l’analyse, nous recensons notamment :
- Les options d’accès au système hérité (par exemple, connexion directe à la base de données, API ou exportation de fichiers)
- Le type, la structure et la taille des données sous-jacentes
- La pertinence des rapports, évaluations et types de documents existants
- Les spécificités individuelles telles que les développements internes, les interfaces ou les modules complémentaires
- Tout autre facteur propre à votre environnement
Tous les résultats sont documentés de manière structurée et traduits en une proposition claire afin que vous puissiez décider en toute confiance quand et comment votre système hérité sera archivé.
Projet d’archivage
clairement structuré, exécuté en toute sécurité
Une fois l’analyse terminée, le projet d’archivage proprement dit commence par un lancement conjoint et la définition d’étapes clés. À partir de ce moment, nous prenons en charge la plupart des tâches techniques et organisationnelles pour vous.
Étapes typiques du projet :
- La configuration de l’accès au système hérité et des interfaces d’exportation
- L’intégration et la structuration des données pertinentes
- La reconstitution des rapports clés et des analyses personnalisées
- La documentation de toutes les étapes de traitement pour garantir la conformité aux exigences de vérification
- Toute autre tâche propre à votre projet
Selon la complexité du système, un projet dure entre un et six mois. Nos chefs de projet expérimentés vous accompagnent à chaque phase, du cadrage à la réception finale. Grâce à des processus clairs, à une méthodologie standardisée et à une communication transparente, la charge de travail de vos équipes reste minime.
À la fin du projet, nous menons des processus de test et d’approbation structurés pour garantir que toutes les données ont été archivées de manière complète, correcte et transparente, afin qu’elles restent conformes à la loi, vérifiables et utilisables à long terme.
Résultat de l’archivage
accès complet, même des années plus tard
Une fois le projet terminé, toutes les tables et tous les documents et rapports pertinents de votre système hérité sont transférés dans notre logiciel ViewBox. Cette plateforme de recherche en ligne offre aux utilisateurs autorisés un accès rapide, sécurisé et vérifiable à toutes les informations archivées, même des années après la mise hors service, indépendamment de l’application d’origine.
Une valeur ajoutée essentielle réside dans la reconstitution de tous les rapports standard et personnalisés clés, afin que les analyses métier, fiscales et juridiques restent simples, sans licences supplémentaires ni dépendances techniques.
Une fois la mise en œuvre et l’approbation terminées, le système source peut être entièrement mis hors service avec une sécurité juridique et une documentation complètes.
À la fin du projet, vous recevez une documentation procédurale complète qui comprend, entre autres :
- Le type et la portée de la migration des données
- La structure et la préparation du contenu archivé
- L’exécution et les résultats des processus de test et d’approbation
- Les étapes documentées du processus dans le cadre de la gestion du cycle de vie des données
- Des détails supplémentaires spécifiques au projet, si nécessaire
Toutes les activités sont également enregistrées de manière à pouvoir être vérifiées dans notre système de gestion des billets, depuis l’exportation des données jusqu’à l’acceptation finale et, le cas échéant, la suppression ultérieure du système source. Cela permet de garantir la traçabilité de l’ensemble du processus d’archivage à tout moment, y compris pour les tiers et les vérificateurs.
ViewBox Enterprise
Utilisez rapidement et de façon sécurisé les données archivées de vos systèmes hérités!
Avec ViewBox Enterprise, AvenDATA offre une plateforme performante qui donne un accès sécurisé aux données de progiciels de gestion intégrés (PGI/ERP) et d’autres systèmes hérités mis hors service. La solution allie des fonctions modernes de recherche et d’analyse à des performances élevées, à des mécanismes de sécurité complets et à des fonctionnalités reposant sur l’intelligence artificielle.
ViewBox Enterprise fait en sorte que vos données archivées :
- demeurent compréhensibles et utilisables même de nombreuses années après la mise hors service du système
- puissent être parcourues, filtrées et analysées de façon rapide et ciblée
- soient disponibles de manière inaltérable et traçable pour les vérifications internes et externes
- soient protégées contre tout accès non autorisé grâce à des autorisations basées sur les rôles
- puissent être analysées plus efficacement grâce à des fonctionnalités intelligentes
- demeurent accessibles indépendamment de l’application d’origine
Une caractéristique particulière est, par exemple, la suppression automatisée des données, fondée sur des règles. En fonction des délais de conservation prévus par la loi, par les contrats ou par les politiques internes de l’entreprise, les données peuvent être supprimées de façon contrôlée, traçable et documentée une fois le délai correspondant expiré. ViewBox Enterprise accompagne ainsi les entreprises dans la mise en œuvre de leurs exigences en matière de protection des données et de conformité.
Les données historiques de votre entreprise demeurent disponibles à long terme.
Prêt pour la
prochaine étape ?
Parlons de votre système hérité et de l’avenir de vos données.
Au cours d’une rencontre d’une heure avec un expert, nous analysons votre système hérité, qu’il s’agisse d’un ERP, d’un CRM, d’un système de paie ou d’un DMS. L’objectif est de vous montrer comment mettre votre application hors service en toute sécurité tout en gardant vos données disponibles et analysables à long terme, conformément aux principes modernes de la DLM.
Lors de cette rencontre, vous obtenez :
- Une évaluation approfondie de la structure des données, de la migration des données et de l’environnement des rapports
- Une démonstration en direct de notre solution d’archivage et de recherche ViewBox
- Un aperçu de notre approche en matière de reconstitution de rapports standard et personnalisés
- Une estimation fiable de la durée et de la charge de travail du projet, assortie d’un prix ferme
Transparence dès le départ :
Nos propositions de projet sont basées sur des prix fixes clairement définis, garantis sans renégociation. Qualité, fiabilité et bon rapport qualité-prix sont au cœur de tout ce que nous faisons.
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