Archivage de systèmes DMS/ECM
Sécurisez vos données, conservez vos documents et garantissez votre conformité avec AvenDATA.
Qu’il s’agisse d’OpenText, de d.velop, d’EASY Archive ou de solutions DMS ou ECM développées à l’interne, nous archivons le contenu de toutes sortes d’applications héritées, toutes générations et solutions sectorielles confondues. Nous couvrons l’ensemble du spectre : du stockage de documents et des flux de travail conformes aux exigences d’audit jusqu’à la gestion des métadonnées.
Le défi
Les documents historiques stockés dans d’anciens systèmes DMS/ECM sont importants, mais leur accès devient de plus en plus difficile.
Au cours des migrations informatiques, des changements de logiciels ou de la mise hors service des environnements DMS/ECM existants, les entreprises sont régulièrement confrontées à une tâche critique.
Les systèmes hérités (généralement des plateformes documentaires qui ont évolué au fil des ans, avec des structures complexes et personnalisées) contiennent encore des contenus pertinents à des fins fiscales, juridiques ou opérationnelles.
Cependant, l’exploitation de ces systèmes est coûteuse : les logiciels ne sont plus maintenus, les licences expirent et l’expertise interne s’amenuise. L’accès aux informations et aux documents importants devient difficile, voire impossible, alors qu’ils doivent demeurer disponibles, consultables et conformes aux exigences d’audit.
C’est précisément là qu’AvenDATA accompagne les entreprises grâce à sa solution d’archivage pour les systèmes DMS/ECM hérités.
Une solution d’archivage éprouvée,
appuyée par plus de 17 ans d’expérience en gestion de projets
Depuis plus de 17 ans, AvenDATA n’a cessé de rechercher, de peaufiner et d’améliorer l’archivage des systèmes DMS et ECM hérités à travers des milliers de projets concrets.
Grâce à notre approche éprouvée, nous répondons de manière fiable et transparente à l’ensemble des exigences opérationnelles, des demandes liées aux audits et des obligations légales.
Le logiciel utilisé à cette fin, ViewBox, s’est imposé comme un puissant système de recherche, offrant des performances fiables autant dans le cadre des audits de conformité que pour l’accès quotidien à l’échelle de l’entreprise.
Il est aujourd’hui utilisé par plus de 50 % des sociétés cotées au DAX (le principal indice boursier allemand), ce qui témoigne de sa stabilité, de sa flexibilité et de sa valeur pratique au plus haut niveau.
De l’Europe à l’Asie en passant par l’Amérique du Nord, ViewBox est utilisé partout dans le monde.
Votre contenu archivé demeure accessible dans ViewBox,
sous forme de documents consultables et de métadonnées structurées
Nous transférons non seulement l’ensemble du contenu et des métadonnées de votre DMS ou ECM hérité, mais nous veillons aussi à ce que vous puissiez continuer à utiliser ces données dans notre logiciel ViewBox, de façon structurée, transparente et analysable.
Cela comprend notamment :
- le transfert et la recherche de métadonnées structurées et de propriétés de documents;
- la cartographie des liens entre documents, des historiques de versions et des flux de travail (lorsque cela est nécessaire et utile);
- l’archivage de tous les documents, enregistrements et éléments de preuve pertinents, des factures et contrats jusqu’aux courriels et à la documentation technique.
Avant même le début du projet, nous définissons avec vous les types de documents, les structures de métadonnées et les liens qui seront nécessaires à l’avenir, que ce soit pour des preuves fiscales, des processus internes ou des exigences légales de conservation. Vous profitez ainsi de nos années d’expérience acquises dans le cadre de nombreux projets d’archivage couvrant un large éventail de systèmes DMS et ECM, de secteurs d’activité et de tailles d’entreprise.
Dans ViewBox, vous pouvez continuer à rechercher, à afficher et à exporter ce contenu même des années après la mise hors service du système d’origine, en toute indépendance par rapport au système DMS ou ECM existant.
Que ce soit pour des audits, des contrôles internes ou des procédures judiciaires, vous avez toujours accès à des documents et à des données clairement structurés et filtrables, sans frais de licence ni dépendance permanente envers l’ancien système.
Exécution rapide du projet et avantages économiques significatifs (rendement du capital investi mesurable)
Même avec des systèmes DMS et ECM hérités complexes
L’archivage et la mise hors service d’un système DMS ou ECM hérité prennent généralement de 1 à 6 mois, selon la complexité du système et le volume de documents et de métadonnées.
Grâce à notre approche structurée et normalisée, nous archivons de façon efficace et sécuritaire même les systèmes DMS et ECM de grande envergure.
Nous avons déjà migré vers notre solution d’archivage des plateformes contenant plusieurs téraoctets de documents et de données, y compris les métadonnées, l’historique des versions, les autorisations des utilisateurs et la documentation complète des projets.
Grâce à notre méthodologie éprouvée, nos clients réalisent des économies importantes en peu de temps : coûts de licence des logiciels, des bases de données et des systèmes d’exploitation désuets, mais aussi maintenance, infrastructure et efforts administratifs internes.
Dans la grande majorité de nos projets, le rendement du capital investi est atteint en moins d’un an, grâce à des économies mesurables au chapitre des licences, des coûts d’infrastructure et des ressources internes.
Analyse du système
DMS et ECM hérité
La première étape de la mise hors service d’un système DMS ou ECM existant consiste en une analyse détaillée de votre plateforme actuelle. Cette analyse sert de base à une évaluation fiable de la durée et des coûts du projet d’archivage.
Au cours de ce processus, nous relevons les aspects techniques et organisationnels, notamment :
- les options d’accès au système DMS ou ECM existant;
- le type, la structure et la taille de la base de données (par exemple Oracle, MS SQL, DB2 ou formats propriétaires);
- la portée et la pertinence des documents archivés, des versions et des métadonnées;
- les caractéristiques particulières telles que les types de documents personnalisés, les masques définis par l’utilisateur, les flux de travail, les interfaces ou les modules complémentaires.
Les résultats sont regroupés dans une offre ferme à prix fixe, qui vous assure une sécurité maximale sur le plan de la planification et de la prise de décision.
Projets d’archivage pour systèmes
DMS et ECM hérités
Une fois l’analyse du système terminée, le projet proprement dit démarre de façon structurée et efficace, selon des étapes clairement définies.
Lors d’une réunion de lancement commune, nous précisons avec votre équipe l’ensemble des exigences organisationnelles et techniques. À partir de ce moment, nous prenons en charge la plupart des tâches pour vous, notamment :
- la configuration de l’accès à votre système DMS ou ECM;
- l’exportation et le transfert des métadonnées et des documents pertinents;
- la reproduction des structures importantes, des liens entre documents et, au besoin, des flux de travail;
- la documentation de toutes les étapes afin de garantir la conformité aux audits et une traçabilité complète.
Nos chargés de projet expérimentés vous guident tout au long du processus et assurent un déroulement fluide, avec un minimum de ressources de votre part.
Au terme du projet, nous réalisons ensemble des phases de test et d’acceptation structurées afin de confirmer que tout le contenu a été archivé de façon complète, exacte et transparente.
Résultat
de l’archivage
Une fois le projet terminé, tous les documents, les métadonnées, les informations structurelles et les liens pertinents de votre système DMS ou ECM hérité sont transférés vers notre solution logicielle propriétaire, ViewBox.
ViewBox est un système de recherche en ligne qui vous offre, ainsi qu’aux parties autorisées, un accès rapide, sécurisé et vérifiable au contenu archivé, même des années après la mise hors service du système d’origine.
Avantage supplémentaire : nous reconstituons toutes les structures de documents essentielles, les catégories et, au besoin, les masques de recherche personnalisés et les options de filtrage. Les recherches à des fins opérationnelles, fiscales ou juridiques demeurent ainsi facilement accessibles, sans qu’il soit nécessaire d’accéder au système DMS ou ECM d’origine.
Une fois ViewBox mis en œuvre et accepté, le système d’origine peut être entièrement mis hors service.
Au terme du projet, vous recevez une documentation complète sur le projet et la procédure, qui rend compte de façon transparente de chaque étape, en mettant particulièrement l’accent sur :
- le type de migration des données et des documents;
- la structure et la classification du contenu archivé;
- les phases de test et d’acceptation réalisées.
De plus, nous documentons chaque étape du processus d’archivage de manière vérifiable dans notre système de billets Jira, depuis la première exportation des données jusqu’à l’acceptation finale et, s’il y a lieu, la suppression ultérieure du système source. Les auditeurs externes peuvent ainsi retracer l’ensemble du processus d’archivage en tout temps.
Logiciel et système de recherche ViewBox
Exploiter intelligemment les données DMS et ECM archivées
Avec ViewBox, AvenDATA fournit un puissant système de lecture et de recherche conçu spécialement pour accéder au contenu des systèmes DMS et ECM mis hors service.
Grâce à une interface Web intuitive, ViewBox permet une recherche rapide, une analyse structurée et une mise à disposition ciblée des métadonnées et des documents archivés, sans avoir à accéder au système DMS ou ECM d’origine.
ViewBox garantit que vos contenus archivés :
- demeurent compréhensibles et utilisables même des années après la mise hors service;
- restent en tout temps accessibles conformément aux exigences d’audit;
- sont structurés et prêts pour les audits internes et externes.
Fonction spéciale : la suppression automatisée des données avec ViewBox. En fonction des périodes de conservation définies, le contenu archivé peut être supprimé automatiquement, de façon traçable et selon des règles prédéfinies, une fois les exigences légales ou internes échues.
L’application repose sur une infrastructure infonuagique certifiée et fait l’objet de tests de sécurité et de fonctionnalité réguliers. Elle peut également être exploitée sur site, selon vos exigences particulières en matière de conformité ou de technologies de l’information.
Prêt(e) pour la
prochaine étape ?
Au cours d’une séance d’une heure avec nos experts, nous analysons votre système DMS ou ECM hérité, qu’il s’agisse d’une solution standard, d’une plateforme personnalisée ou d’un développement entièrement interne.
Nous vous montrons en direct comment mettre hors service votre système de façon efficace et exploiter le contenu archivé de manière structurée à long terme, notamment :
- l’harmonisation de la structure, le transfert des données et la logique documentaire;
- une démonstration en direct de notre solution ViewBox;
- une explication de la façon dont nous représentons les métadonnées personnalisées, les types de documents et les flux de travail;
- une estimation fiable de l’effort, du calendrier et du prix.
Transparence dès le départ :
Nos propositions de projet reposent sur des prix fixes clairement définis, garantis sans renégociation. La qualité, la fiabilité et le bon rapport qualité-prix sont nos priorités.
Réservez dès maintenant votre séance personnalisée avec un expert.
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Service personnalisé et sans engagement au sujet de la migration des données DMS/ECM
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