Archivage SaaS : Sécuriser les données,
conserver les rapports et garantir la conformité avec AvenDATA
De SAP, Oracle et Salesforce à Microsoft Dynamics 365, Workday et HubSpot, en passant par les systèmes de billetterie et de service comme Jira, Zendesk, ServiceNow ou Freshdesk : avec notre solution d’archivage SaaS, nous sécurisons les données de toutes les solutions infonuagiques et SaaS modernes, quels que soient le fournisseur et le secteur, de la comptabilité au service client en passant par le CRM et les ressources humaines.
Le défi
Les données des solutions SaaS sont cruciales, mais la fin d’un contrat ou le changement de fournisseur menace d’entraîner une perte totale d’accès.
Lors des migrations vers l’infonuagique, des changements de fournisseurs, des consolidations de systèmes ou de la résiliation d’abonnements SaaS obsolètes, les entreprises sont régulièrement confrontées à une tâche critique :
Les solutions SaaS modernes, qu’il s’agisse de CRM, d’ERP, de systèmes RH ou de billetterie, contiennent toujours des informations pertinentes à des fins fiscales, juridiques ou opérationnelles.
Cependant, ces données se trouvent dans l’environnement infonuagique du fournisseur. À la fin de l’abonnement, l’accès expire, les délais d’exportation sont souvent très courts et les coûts d’abonnement continus s’accumulent simplement pour garder les données accessibles.
L’accès aux données importantes devient difficile voire impossible, bien qu’elles doivent rester disponibles, analysables et conformes aux exigences d’audit pour répondre à vos obligations fiscales de conservation.
C’est précisément là qu’AvenDATA intervient avec sa solution dédiée à l’archivage SaaS.
Archivage SaaS : Une solution éprouvée issue de
plus de 17 ans d’expérience de projet
L’archivage SaaS repose sur une méthodologie qu’AvenDATA a continuellement étudiée, développée et perfectionnée sur le terrain à travers des milliers de mises hors service de systèmes au cours des 17 dernières années.
Grâce à notre approche éprouvée, nous avons pu répondre au fil des ans à toutes les questions techniques, aux demandes de l’administration fiscale et aux requêtes juridiques de manière fiable et transparente.
Le logiciel ViewBox utilisé à cet effet s’est imposé comme un système de recherche fiable, fonctionnant parfaitement tant pour les audits quotidiens que pour l’accès sécurisé à l’échelle de l’entreprise.
L’utilisation de ViewBox dans plus de 50 % des grandes entreprises mondiales est une preuve évidente de sa stabilité, de sa flexibilité et de son efficacité pratique au plus haut niveau.
De l’Europe à l’Asie en passant par l’Amérique du Nord : ViewBox est une solution utilisée avec succès partout dans le monde.
Vos analyses perdurent sous forme de rapports exploitables
dans ViewBox
Nous ne nous contentons pas d’extraire toutes les données de votre solution SaaS, nous veillons également à ce que vous puissiez suivre et utiliser ces données de manière permanente dans notre logiciel ViewBox.
Cela comprend :
- La reconstruction des rapports pertinents et des évaluations commerciales
- La mise en œuvre de rapports spécifiques et personnalisés (y compris les flux de travail, tableaux de bord et listes développés en interne)
- L’archivage de tous les documents justificatifs nécessaires à la traçabilité complète des rapports (par exemple les factures, les commandes, les tickets ou les dossiers clients)
Bien avant le début du projet, nous définissons avec vous les rapports et évaluations qui seront nécessaires à l’avenir pour l’administration fiscale, les analyses commerciales ou la stricte conformité réglementaire. Vous bénéficiez ainsi de notre longue expertise acquise lors de nombreux projets d’archivage couvrant diverses solutions SaaS, secteurs et départements.
Dans ViewBox, vous pouvez rechercher, analyser et évaluer ces rapports de manière totalement indépendante de la solution SaaS d’origine, même des années après son remplacement.
Qu’il s’agisse de contrôles fiscaux, de questions internes ou de clarifications juridiques : vous avez accès à tout moment à des rapports clairement structurés et filtrables, sans aucun coût d’abonnement ni accès au système d’origine.
Exécution rapide du projet
et avantage économique majeur (ROI mesurable)
même pour les solutions SaaS complexes
Le décommissionnement d’une solution SaaS dure généralement de 1 à 6 mois, selon la complexité du système et le volume de données. Grâce à notre approche clairement structurée et standardisée, nous pouvons archiver efficacement et en toute sécurité même les systèmes les plus vastes.
Nous avons ainsi migré avec succès des applications infonuagiques contenant plusieurs téraoctets de données, y compris des rapports, des évaluations personnalisées et une documentation complète, vers notre solution d’archivage.
Grâce à notre méthodologie de projet éprouvée, nos clients bénéficient très rapidement d’économies significatives, notamment en réduisant considérablement les coûts d’abonnement et de licence pour les applications SaaS inactives, mais aussi en diminuant les coûts de maintenance, d’administration et les efforts informatiques internes.
Dans la grande majorité de nos projets, le retour sur investissement (ROI) est atteint en moins d’un an, grâce aux économies mesurables réalisées sur les abonnements, l’infrastructure et les ressources internes.
Analyse du
système SaaS
La première étape de toute mise hors service SaaS est une analyse détaillée de votre système existant. Cette analyse constitue la base exacte pour évaluer avec précision la durée et les coûts de votre projet d’archivage.
Nous évaluons systématiquement les aspects techniques et commerciaux, notamment :
- Les possibilités d’accès à la solution SaaS existante (par exemple l’accès administrateur, les droits d’exportation ou les autorisations d’API)
- Le type et l’étendue des interfaces et formats d’exportation disponibles (par exemple REST API, CSV, XML, JSON)
- L’étendue et la pertinence opérationnelle des rapports, tableaux de bord et applications existants
- Les particularités individuelles telles que les champs personnalisés, les flux de travail, les interfaces ou les modules complémentaires
Nous résumons ces résultats pour vous dans une proposition à prix fixe contraignante, vous offrant ainsi une fiabilité de planification maximale et une sécurité décisionnelle absolue.
Exécution du projet d’archivage
pour les solutions SaaS
Une fois l’analyse du système terminée, le projet proprement dit commence de manière structurée, efficace et avec des jalons clairement définis.
Lors d’une réunion de lancement conjointe, nous clarifions avec votre équipe toutes les conditions organisationnelles et techniques. À partir de ce moment, nous prenons en charge la majeure partie des tâches complexes pour vous :
- Configuration de l’accès au système et aux interfaces
- Exportation et transfert sécurisé des données pertinentes via les interfaces du fournisseur
- Reconstruction des rapports importants et des évaluations individuelles
- Documentation de toutes les étapes pour garantir une conformité totale aux exigences d’audit
Nos chefs de projet expérimentés vous accompagnent tout au long du processus, assurant un déroulement sans faille qui nécessite un minimum de ressources de la part de vos équipes.
À la clôture du projet, nous menons ensemble des phases structurées de test et d’acceptation pour nous assurer que toutes les données ont été archivées de manière complète, correcte et avec une traçabilité totale.
Le résultat de
l’archivage
À l’issue du projet, toutes les tables, documents et rapports pertinents de votre solution SaaS ont été entièrement transférés dans notre solution logicielle propriétaire, ViewBox.
ViewBox est un système de recherche en ligne robuste qui vous permet, ainsi qu’aux parties autorisées, d’accéder aux informations archivées de manière rapide, sécurisée et entièrement traçable, même des décennies après la mise hors service.
Une valeur ajoutée majeure : nous reconstruisons complètement tous les rapports standard et sur mesure critiques. Ainsi, vous pouvez exécuter sans problème des évaluations opérationnelles, fiscales ou juridiques sans avoir besoin d’accéder à la solution SaaS d’origine.
Après le déploiement réussi et l’acceptation de ViewBox, l’abonnement initial peut être entièrement résilié.
À la fin du projet, vous recevez une documentation complète de projet et de procédure, détaillant explicitement chaque étape pour garantir que vous êtes prêt pour audit. Cela inclut :
- La méthode précise d’extraction et de transfert des données
- La structure architecturale du contenu archivé
- Les phases de test et d’acceptation rigoureusement réalisées
De plus, nous documentons méticuleusement chaque étape de l’archivage, de l’exportation initiale des données à l’acceptation finale et à la suppression éventuelle du système source, de manière sécurisée pour les audits, dans notre système de billets Jira. Cela garantit une conformité réglementaire absolue et permet aux auditeurs et à l’Agence du revenu du Canada de vérifier en tout temps la manière dont votre archivage a été exécuté.
ViewBox Enterprise!
Utilisez de façon sécuritaire et rapide les données archivées de vos systèmes existants!
Avec ViewBox Enterprise, AvenDATA offre une plateforme performante pour un accès sécuritaire aux données provenant de systèmes ERP mis hors service et de systèmes existants. La solution allie des fonctions modernes de recherche et d’analyse à des performances élevées, à des mécanismes de sécurité complets et à des fonctionnalités intelligentes, entièrement développées à l’aide de l’intelligence artificielle.
ViewBox Enterprise fait en sorte que vos données archivées :
- demeurent compréhensibles et utilisables même de nombreuses années après la mise hors service du système
- puissent être parcourues, filtrées et analysées de façon rapide et ciblée
- soient disponibles de manière inaltérable et traçable pour les vérifications internes et externes
- soient protégées contre tout accès non autorisé grâce à des autorisations basées sur les rôles
- puissent être analysées plus efficacement grâce à des fonctionnalités intelligentes
- demeurent accessibles indépendamment de l’application d’origine
Une caractéristique particulière est, par exemple, la suppression des données automatisée et fondée sur des règles. En fonction des délais de conservation prévus par la loi, par les contrats ou par les politiques internes de l’entreprise, les données peuvent être supprimées de façon contrôlée, traçable et documentée une fois le délai correspondant expiré. ViewBox Enterprise accompagne ainsi les entreprises dans la mise en œuvre de leurs exigences en matière de protection des données et de conformité.
Les données historiques de l’entreprise demeurent ainsi disponibles sur le long terme!
Prêt pour la
prochaine étape ?
Lors d’une consultation d’experts d’une heure, nous évaluerons votre solution SaaS (qu’il s’agisse d’un CRM, d’un ERP, d’un système RH, d’un système de billetterie ou d’une application infonuagique configurée sur mesure).
Nous vous montrerons en direct comment mettre hors service efficacement votre système tout en garantissant que vos données restent exploitables à long terme, incluant :
- Un alignement stratégique sur la structure des données, la migration des données et l’environnement de production de rapports
- Une démonstration en direct de notre solution ViewBox
- Une explication détaillée de la manière dont nous répliquons les rapports et les évaluations personnalisées
- Une estimation fiable et solide de l’effort, des délais et des coûts
Transparence dès le premier jour :
Nos propositions de projets reposent sur des prix fixes clairement définis, avec la garantie d’aucune renégociation ultérieure. La qualité, la fiabilité absolue et un excellent rapport qualité-prix sont au cœur de notre démarche.
Réservez dès maintenant votre consultation stratégique d’experts gratuite et personnalisée.
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Personnel et sans engagement concernant l’archivage SaaS
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