Pourquoi les systèmes hérités sont-ils importants et comment influencent-ils la continuité des activités?

Par Emanuel Böminghaus, expert en systèmes hérités et directeur général d’AvenDATA

Par Emanuel Böminghaus,

expert en systèmes hérités et
directeur général d’AvenDATA

Le terme système hérité a pris une importance considérable ces dernières années. Beaucoup d’entreprises utilisent encore des systèmes techniquement obsolètes, mais qui contiennent des données essentielles au travail quotidien, aux audits ou au respect des obligations légales de conservation. Les systèmes hérités se trouvent à un point critique entre le passé et l’avenir. Ils ne peuvent pas être simplement désactivés, car cela entraînerait des coûts élevés et des risques croissants pour la sécurité. C’est pourquoi la gestion professionnelle des systèmes hérités occupe une place de plus en plus centrale dans les préoccupations des services informatiques, des vérificateurs et des directions d’entreprise.

Que sont exactement les systèmes hérités?

Les systèmes hérités sont des applications, des plateformes ou des bases de données qu’une entreprise ne développe plus activement et n’utilise plus de façon productive, mais qu’elle conserve néanmoins parce qu’ils renferment des données historiques importantes. Il s’agit de systèmes remplacés à la faveur de modernisations, de carve-outs ou de nouvelles plateformes ERP. Bien qu’obsolètes, ils remplissent toujours une fonction centrale : ils préservent l’histoire de l’entreprise et demeurent un élément indispensable de la documentation numérique.

Pourquoi les systèmes hérités apparaissent-ils dans les entreprises?

Les systèmes hérités apparaissent généralement lors de l’introduction d’un nouveau système ou de la mise en œuvre de changements organisationnels. L’ancien système n’est pas arrêté sur le plan technique, car ses données sont toujours nécessaires. Au fil du temps, cet ancien cœur devient un îlot isolé, utilisé uniquement pour les audits, les rapports ou les exigences légales. C’est là que le risque commence : plus un système vieillit, plus il faut d’efforts pour le maintenir en service.

Quelles données les systèmes hérités contiennent-ils généralement ?

Pour assurer la sécurité à long terme et répondre aux futures demandes de renseignements, le contenu pertinent doit demeurer complet, structuré et traçable. Les systèmes hérités renferment généralement les données suivantes :

les données historiques de mouvement, les documents, les données de référence, les rapports, les renseignements financiers, les données de production et les renseignements sur les salaires, de même que les documents requis pour les contrôles fiscaux, les analyses internes ou les preuves juridiques.

L’importance de ces données réside dans leur interconnexion : les systèmes hérités stockent non seulement des valeurs, mais aussi des relations complexes qui doivent être intégralement préservées dans les archives.

Pourquoi les systèmes hérités représentent-ils un risque important?

Les systèmes hérités sont souvent sous-estimés parce qu’ils ne sont plus utilisés activement. Le plus grand risque tient au fait qu’ils continuent de fonctionner en arrière-plan sans mises à jour, tandis que le savoir-faire disparaît et que des failles de sécurité apparaissent. Dans le même temps, ils génèrent des coûts qui peuvent devenir substantiels au fil des ans, en raison des licences, du matériel, des sauvegardes et du soutien spécialisé. La situation devient critique lorsque les employés qui connaissent le système quittent l’entreprise. Dans de tels cas, il peut devenir extrêmement difficile de fournir des renseignements lors des audits.

L'importance de l'intégrité des données dans les systèmes hérités

Un système hérité contient l’historique inaltéré d’une entreprise. Ces renseignements doivent être conservés à long terme afin que les processus demeurent entièrement traçables. Il est particulièrement important de préserver la visibilité initiale des valeurs, des documents et des relations, même longtemps après. Les données historiques ne doivent pas être extraites de leur contexte. Une écriture n’a de sens que si le document associé est visible. Une commande client n’est complète que lorsque toutes les données de base et tous les liens pertinents sont affichés. C’est cette traçabilité qui rend l’archivage ou la migration à partir de systèmes hérités aussi exigeant.

Pourquoi la modernisation ou l'archivage est-il souvent la seule option raisonnable?

Les entreprises ne peuvent pas exploiter indéfiniment des systèmes hérités. Du matériel obsolète, des systèmes d’exploitation incompatibles ou des correctifs de sécurité manquants finissent par empêcher la poursuite de l’exploitation. En même temps, les données ne doivent pas être perdues. De plus en plus d’entreprises optent donc pour une modernisation contrôlée ou un archivage professionnel. Lors de l’archivage, les données du système hérité sont extraites et rendues disponibles dans un environnement sécurisé, de sorte qu’elles demeurent lisibles même en dehors du système d’origine. Cette approche réduit les coûts et garantit le respect des exigences légales.

Systèmes hérités et obligation légale de conservation

Les obligations de conservation prévues par le droit commercial et fiscal s’appliquent indépendamment de l’état technique d’un système. Une entreprise doit en tout temps être en mesure de retracer de façon complète et exacte les transactions, les documents et les valeurs historiques. Un système hérité ne remplit cette obligation que si les données demeurent accessibles et compréhensibles. Autrement, des risques surgissent lors des audits ou en cas d’insolvabilité, si personne n’est en mesure d’utiliser le système ou d’interpréter les données.

Les systèmes hérités sont précieux, mais seulement s'ils sont gérés par des professionnels

Les systèmes hérités renferment l’historique et les renseignements d’une entreprise, qui peuvent sembler avoir perdu leur pertinence des années plus tard. En même temps, ils représentent un risque technique et économique majeur. L’archivage professionnel ou la modernisation d’un système hérité permet de sécuriser les données à long terme, de réduire les coûts et de répondre en tout temps aux exigences de conformité. Les entreprises qui s’attaquent tôt à cette question protègent non seulement leur passé numérique, mais jettent aussi les bases d’un avenir sûr et moderne.

Vous prévoyez d’archiver un système hérité?