Comment archiver légalement les systèmes hérités lors d’une fusion?
Par Emanuel Böminghaus, expert en systèmes hérités et directeur général d’AvenDATA
Par Emanuel Böminghaus,
expert en systèmes hérités et
directeur général d’AvenDATA
directeur général d’AvenDATA
Les fusions, les acquisitions et les carve-outs ne posent pas que des défis stratégiques et financiers : ils bouleversent aussi l’environnement informatique. Plusieurs parcs de systèmes se retrouvent soudainement côte à côte, avec leurs plateformes ERP différentes, leurs outils développés sur mesure, leurs solutions industrielles vieillissantes et leurs bases de données héritées.
Il en résulte un amalgame de systèmes hérités qu’il faut conserver pour des raisons juridiques, mais qui n’ont plus leur place dans la nouvelle structure cible. Sans méthode, l’entreprise s’expose à des coûts inutiles et à des complications juridiques et opérationnelles. C’est là que l’archivage professionnel devient la clé d’une transition propre et conforme aux exigences de vérification, qu’il s’agisse d’une acquisition complète ou d’un carve-out ciblé.
Les fusions-acquisitions et les carve-outs créent de la complexité informatique
Dans un contexte réel de fusion-acquisition ou de carve-out, ce sont souvent des entreprises entières, des unités d’affaires ou des gammes de produits qui changent de mains, systèmes informatiques compris. Autrement dit, des systèmes hérités dont les structures remontent parfois à plusieurs décennies doivent être conservés, examinés et évalués, qu’on décide ensuite de les garder ou de les remplacer.
Les carve-outs se déroulent généralement sous forte pression. Acheteur et vendeur doivent trancher rapidement sur le sort des données et des applications héritées, sur le plan technique comme sur le plan juridique. Sans stratégie d’archivage claire, le risque est triple : perte de données, conflits d’accès et responsabilités floues.
Les risques d’une mise hors service sans archivage
Arrêter un système après un carve-out ou une acquisition sans avoir archivé les données correctement peut constituer un manquement à des obligations légales. Les principaux risques :
- obligations de conservation non respectées
- règles de protection des renseignements personnels touchant la disponibilité, l’intégrité et la suppression des renseignements personnels
- obligations de preuve envers les vérificateurs et les autorités réglementaires
- risques techniques liés à un système qui n’est plus soutenu ou carrément abandonné
L’erreur classique consiste à se fier aux sauvegardes de bases de données, ou à conserver manuellement quelques composants du système, sans vérifier si les données resteront accessibles, interprétables et conformes aux exigences de vérification dans les années à venir.
L’archivage, la solution pour les systèmes hérités après un carve-out
Une solution d’archivage professionnelle permet d’arrêter complètement un système hérité, dans le respect de la loi, tout en conservant l’accès aux données historiques. L’information pertinente est extraite, consolidée, puis transférée dans un environnement d’archivage conforme aux exigences de vérification.
Cela compte particulièrement dans un carve-out, où la responsabilité du système passe à un nouveau propriétaire. L’acheteur obtient les données dont il a besoin sans avoir à exploiter un système désuet. Le vendeur, lui, a l’assurance que ses obligations sont remplies une fois les systèmes hérités transférés.
Une sécurité juridique pour l’acheteur comme pour le vendeur
Sur le plan juridique, archiver les systèmes hérités procure des avantages nets dans une opération de fusion-acquisition ou de carve-out. L’acheteur reçoit une archive structurée et documentée qui l’aide à respecter ses obligations réglementaires et fiscales. Le vendeur, de son côté, se protège contre d’éventuelles réclamations, demandes d’information ou poursuites.
Un système hérité archivé peut d’ailleurs figurer explicitement dans la convention de carve-out, par exemple sous la forme d’un transfert des données archivées, sans accès au système d’origine.
Conclusion : l’archivage fait partie de la stratégie informatique d’une fusion-acquisition
Toute fusion, acquisition ou opération de carve-out comportant une intégration informatique doit prévoir l’archivage. Seule une mise hors service structurée des systèmes hérités permet de réduire les risques, de respecter les exigences légales et de simplifier durablement le parc informatique.
L’archivage n’est pas une tâche supplémentaire à régler plus tard. C’est le moyen de séparer proprement l’ancien du nouveau, dans le respect de la loi, au bénéfice de l’acheteur, du vendeur et de toutes les parties prenantes.
Pour gérer efficacement et en toute conformité des systèmes hérités lors d’une fusion, d’une acquisition ou d’un carve-out, mieux vaut s’entourer dès le départ. AvenDATA compte plus de 17 ans d’expérience dans l’archivage de systèmes hérités complexes, tous secteurs et toutes régions confondus, avec un accent constant sur la conformité légale, la transparence et la traçabilité. Notre solution aide les entreprises à mettre hors service leurs applications héritées de façon structurée, tout en garantissant un accès complet à l’ensemble des données pertinentes.
Vous prévoyez d’archiver un système hérité?