Le ministre allemand des Finances prévoit une conservation des données de 15 ans !
Par Emanuel Böminghaus, expert en systèmes hérités et directeur général d’AvenDATA
Par Emanuel Böminghaus,
expert en systèmes hérités et
directeur général d’AvenDATA
directeur général d’AvenDATA
Dans le cadre d’un plan d’action contre la fraude fiscale, le gouvernement fédéral allemand prévoit un allongement significatif des obligations de conservation en matière fiscale. Selon les projets actuels du ministre fédéral des Finances, Lars Klingbeil, les pièces comptables devraient désormais être conservées pendant 15 ans. L’objectif est d’accorder aux autorités fiscales allemandes des périodes de contrôle plus longues et de renforcer la lutte contre l’évasion fiscale et la criminalité financière. Le processus législatif n’est pas encore achevé ; néanmoins, les entreprises, en particulier les groupes internationaux exerçant des activités en Allemagne, devraient dès aujourd’hui intégrer les répercussions potentielles dans leur planification.
Les stratégies d'archivage devraient être réexaminées
Si la réglementation envisagée entrait en vigueur, les données à caractère fiscal devraient être conservées de manière inaltérable et probante pendant une durée nettement plus longue. Les entreprises devraient donc vérifier si leurs politiques d’archivage et de suppression existantes sont en mesure de prendre en charge des durées de conservation plus longues. Il convient de veiller tout particulièrement à ce que les données issues de la comptabilité financière, des achats, des ventes ou des ressources humaines restent complètes, inaltérables et accessibles à tout moment pendant l’ensemble de la période légale.
La migration d'un système ne met pas fin aux obligations de conservation
De nombreuses entreprises ont déjà modernisé leurs applications ERP ou métier, ou prévoient actuellement de migrer vers de nouvelles plateformes telles que SAP S/4HANA, Oracle Cloud ou Microsoft Dynamics 365. Cependant, le retrait d’un système hérité ne met pas fin aux obligations légales de conservation. Les données historiques doivent rester disponibles même après la migration, que ce soit pour des contrôles fiscaux, des commissaires aux comptes ou des recherches internes. Un allongement des durées de conservation étendrait cette période en conséquence et renforcerait encore l’importance de la disponibilité à long terme des données issues des systèmes hérités.
Évaluez dès maintenant les répercussions sur les systèmes hérités
Quelle que soit la date d’adoption des modifications envisagées en Allemagne, le moment est venu de réexaminer votre propre stratégie d’archivage. Les entreprises devraient s’assurer que les données soumises à une obligation de conservation sont archivées de manière inaltérable et probante, et peuvent être mises à disposition à tout moment, même après la mise hors service d’un système hérité. Il est ainsi possible de répondre aux futures exigences légales sans avoir à maintenir en fonctionnement des applications obsolètes uniquement en raison des obligations de conservation.
Vous souhaitez savoir quelles répercussions les modifications envisagées pourraient avoir sur votre système d’information existant ? Nos experts vous accompagnent dans la révision de votre stratégie d’archivage et vous montrent comment mettre hors service vos systèmes hérités en toute conformité juridique, tout en garantissant la disponibilité à long terme des données à caractère fiscal.
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